履歴書の書き方！見本テンプレート付きでポイントを解説。　2023/6/23版

履歴書を正しく書くことは、就職活動や転職活動において必須のスキルです。この記事では、実際の履歴書の記入例を見本に、学歴や職歴、自己PR、志望動機などの正しい書き方のポイントを解説します。

さらに、すぐに使える履歴書テンプレートもダウンロード可能です。これから履歴書を準備する方はぜひ参考にしてください。

履歴書の用途と目的

就職・転職活動に欠かせない「履歴書」ですが、いったい何のために作成するのでしょう？
その点を理解していると、書くべき内容や、表現方法に工夫が出来るはずです。
まずは、受け手（採用側）の視点で見てみましょう。

ズバリ「履歴書」は、ご自身のベースとなるキャリアや人物像を確認する目的の書類です。
従って、採用側視点では、写真、住所、学歴、転職歴（回数）、資格、自己PR　等の点が良く見られるポイントとなります。

写真　：TPO、身だしなみ、第一印象、なりすまし応募では無いか？
住所　：どれくらいの通勤距離の方か？　継続通勤に現実的か？
学歴　：地頭の良さは？　どんな成長ステップを歩んできたか？
転職歴：定着性は？　一貫性は？　過去の経験業界は？　在籍企業の事業規模は？
資格　：学習意欲は？　スキルアップ志向は？　役立つスキルはお持ちか？
自己PR：どんなお人柄か？　何を強みと自己評価しているのか？　etc…

書類選考通過の為に

採用側の立場においては、複数名の応募があるのが当たり前　と理解しましょう。
それらをすべて対応する　となると、時間も消費してしまいますよね？
ですから、会う前に「会う必要のある人か？」を判断する手段となります。

採用側の目線に立って考えてみてください。
「求人」は、どんなケースで行うのでしょうか？

答えとしては「困っていることの解決」や「目的としていることの実現」のために「その解決策となり得る人材を雇う」という手段として行います。

従って、ご自身が採用される事によって、企業の目的実現　や　困りごとの解決　が叶うかも　…と期待してもらえれば、「会ってみよう」となります。

よく求人票に載っている「応募資格」について考えてみましょう。
これは「●●な条件や経歴を持った人なら目的が実現するだろう／困りごとが解決するだろう」と見立てて設定した条件です。そうしたものを「応募資格」と表現しています。
つまり、仮に「応募資格」を満たしていなかったとしても、企業の目的実現や、困りごと解決に繋がるスキルや経験、PRがあれば、「会ってみよう」となるかもしれない、とも言えます。

だからこそ、過去のキャリアを棚卸して「こんな部分が役に立つかも」といった情報を具体的に伝えるべき書類とも言えるのです。

履歴書の書き方見本

まずは、履歴書の書き方の見本をご覧ください。以下は履歴書の書き方の一例です。

履歴書のテンプレートが必要な方はこちらからダウンロードしてください。お手元のデバイスにダウンロード後、すぐに使用可能です。就職活動や転職活動、アルバイトへの応募などあらゆる目的に適応できる形式になっています。
　

基本情報の書き方について

以下では、各項目の書き方を詳しく解説していきます。
ポイントを押さえて、誤りのない履歴書を作成していきましょう。

まずは基本情報から説明します。

日付

まずは日付の書き方です。日付の欄に記載するのは、履歴書を作成している日ではありません。

面接時に履歴書を持参する場合は、面接当日の日付を、郵送で送る場合は、ポストに投函する日や郵便窓口で発送手続きをする日を記入します。また、メールで送る場合は、メール送付日を記入します。

この際、年号は西暦でも和暦でもどちらでも構いません。ただし、職務経歴書は西暦表記が一般的なので、履歴書も西暦で統一することをおすすめします。

氏名・生年月日

氏名は、姓と名の間に1文字分のスペースを空けます。「ふりがな」は、カタカナで書かれている場合はカタカナ、ひらがなで書かれている場合はひらがなで記入します。

生年月日は、日付の欄と同じ書式で記入します。つまり、日付の欄に西暦で記入した場合は西暦で、和暦で記入した場合は和暦で生年月日を記入します。また、年齢は履歴書を作成している時点での年齢を記載しましょう。

住所

履歴書に記入する住所は、採用や入社が決まった際に書類の送付先となる可能性があります。そのため、都道府県から書き始め、マンションやアパートなどの住居名まで誤りのないように正確に記入しましょう。

また、ふりがなの欄がある場合は、都道府県から市区町村までのふりがなを記入します。

連絡先

連絡先は、項目に従って、固定電話、携帯電話、メールアドレスを記入します。もし固定電話がない場合は、携帯電話の番号のみの記入で構いません。重要な連絡が来る可能性があるため、必ず連絡がつきやすい電話番号やメールアドレスを記入しましょう。

証明写真

証明写真は、3カ月以内に撮影したものを貼り付けます。ただし、3カ月以内でも、髪型などの外見が大きく変わっている場合は、新たに撮影しましょう。写真のサイズは縦4cm×横3cmが一般的とされています。
撮影時の服装は、スーツやブラウスなど、オフィシャルなシーンに適切な選択をしてください。

最近では、スマートフォンで証明写真を撮影できるアプリがあります。あるいは、アプリを使わずにスマートフォンのカメラで撮影することも増えてきています。この際は、背景に何も映り込まないように注意する必要があります。

選考のポイントになる事例で言えば、メーカー企業や製造アウトソーシング企業等への応募においては、選考前に「作業着のサイズ」を確認する必要がある為、参考情報にもなり得るといった用途もあるようです。

また最近では「Web面接」も増えてきた為、本人確認ができる情報として以前よりも重要性が増しています。
稀な事例で言えば「なりすまし応募」といった事案もあり、その予防の為の情報にもなっています。

このように、証明写真はご自身の第一印象を決める重要なファクターになるため、髪型や服装といった身だしなみには十分に注意を払いましょう。

学歴・職歴の書き方

続いて、履歴書の中でも特に重要な学歴・職歴の書き方です。
これまでの経歴を示すため、採用担当者が重点的にチェックする箇所でもあります。
西暦と和暦の使い分けは履歴書全体で統一し、学歴と職歴はそれぞれ分けて記入しましょう。

学歴

学歴は、高校入学から記入するのが一般的です。入学・卒業の年月を正確に記入し、学校名は「市立」「私立」「県立」などを省略せずに正式名称で明記します。
また、学部や学科も簡略化せず、正式名称で書くようにしましょう。

時折、卒業年だけが書かれた履歴書があります。
この場合「仮に留年していた場合は？」等の判断が不明瞭になるので、採用側の評価はマイナスポイントです。
きちんと入学・卒業年月を記載することをお勧めします。

職歴

職歴は、学歴欄の最終行から1行空けて書き始めます。
時系列に沿って、入社・退社の経歴を記入していきましょう。
履歴書を書いている時点でまだ在職中で、退職日が未定の場合は、改行して「現在に至る」と記載しましょう。
一方、退職日がすでに決まっている場合は、退職日を記入します。

注意点としては、履歴書と職務経歴書における職歴の在職期間は一致しているか？　です。
ミスがありがちな項目なので、注意して点検をしましょう。

免許・資格の書き方

続いて、免許・資格の書き方です。取得している免許や資格があれば、正式名称で記入します。特に取得していない場合は、「特になし」と記載すれば問題ありません。

資格の記入の順番にルールはありませんが、まずは運転免許、また面接を受ける業種に役立ちそうな資格を優先して記入するのがいいでしょう。

自己PRの書き方

基本的な情報を書き終えたら、自己PRの欄を埋めましょう。自己PRは、自分の人柄や強みをアピールできる重要な項目です。自己PRの内容が転職活動や就職活動の成功を大きく左右することもあるため、しっかり対策したうえで記入していきましょう。

以下では、自己PR欄を書く際に意識したい重要なポイントを3つ紹介します。

１．これまでの経験から得たスキル・実績を振り返る

自己PRで大切なのは、自分が企業にとっていかに必要な人材であるかをアピールすることです。
単純に自分の特技をアピールするだけではなく、自分がどのように企業に貢献できるかが求められます。

企業が理解しやすいように、実績は具体的かつ定量的に書きましょう。
たとえば、営業職で実績をアピールしたい場合、「リーダーを務めた」だけでなく「新規顧客獲得数〇〇人」のように具体的な数字を書くと効果的です。

整理すべき点としては、「スキルや経験等の事実は、職務経歴書でもアピールが出来る」という点です。
従って、職務経歴書だけでは伝えられない情報を伝えた方がより効果的です。
例えば、「人柄」や「パーソナリティ」を伝える機会は限られていますので、自己PRの項目をうまく活用し、「考え方」「姿勢」「学生時代の部活やサークル」「趣味」「習慣」「ボランティア経験」等の情報を記載できると、他との差別化になるでしょう。

・考え方／姿勢　　：仕事への取り組み方や価値観などを伝える効果。
・部活やサークル　：一貫性や忍耐性、リーダーシップやチームワークなどを伝える効果。
・趣味／習慣　　　：ストレス発散の手段を持っているか？　を伝える効果や、アイスブレイクの材料になる。
・ボランティア経験：社会性やホスピタリティを伝える効果。

２．求められている能力から内容を決定する

自己PRとして書く内容が、希望する企業や職種、部署の求めているものとずれていては意味がありません。
つまり企業の募集背景、採用目的、募集ポジションに期待するミッション等の情報です。
上記のような「企業がどんな人材を求めているのか」の情報をしっかり理解し、それに見合う経歴や能力を記入しましょう。

例えば、自身の経験は「営業」が中心だけれど「人事職」を志望した転職活動をする場合、「営業」の仕事を通じて経験してきた職務内容の中で「人事職」や「その人事職に期待されている役割」に該当するスキル・経験が少しでもあれば、そうした情報を中心にエピソードとして記載するのが有効です。
この例で言えば「この方だったら、人事経験は無いけれど、当社の狙いは叶いそうだ」と評価してもらう意図をもって自己PRを書くというイメージです。

３．アピールする内容を文章にする

実際に自己PRを書く前に、どのようなアピールポイントがあるのかを整理すると、相手に伝わりやすい文章を作成できるようになります。記入欄のサイズにもよりますが、文字数は200文字程度が適切で、記入欄の8割は埋めるようにしましょう。アピールポイントがたくさんある場合は吟味していくつかに絞り込みます。

自己PR文を作成する際は、以下の3段階の構成で考えるのがおすすめです。

● 強み
● 具体的なエピソード
● 貢献できること

まず、アピールしたい自身の強みを書き、次にその強みを発揮したエピソードを書きます。そして最後に、入社した際にどのような貢献ができるかを説明します。限られた文字数で、簡潔に書く意識を持ちましょう。

志望動機の書き方のポイント

続いて、志望動機の書き方です。
当記事の見本の履歴書では、志望動機を記入する欄を設けていませんが、志望動機を記入できる仕様の履歴書もあります。

志望動機はとても重要な項目です。
「なぜその企業を志望しているのか」「応募企業の同業他社では無く、その応募企業を選ぶ理由」「どんな想いで働きたいか」等の情報を企業に伝える為の項目と言えます。

複数の企業に履歴書を提出する場合でも、各企業に対して志望動機を考えて、書き分けましょう。

ただし、転職エージェントを通して転職活動をする場合は少し異なります。
なぜなら、転職エージェントに履歴書を提出する段階では応募企業が決まっていないこともある為です。
また、転職エージェントによっては、その方の志望動機は「推薦状」という形で提出してくれることもあります。

従って、上記のようなケースでは、転職エージェントの意向に従い作成すると良いでしょう。
事前に判断が出来ない場合は、「志望動機欄が無い履歴書」であれば、志望動機には触れずに自己PRや自分の趣味、特技などを中心に記入し、「志望動機がある履歴書」の場合は、意図して未記入にして提出するでもOKです。

以下では、志望動機を記入する場合の書き方のポイントを整理します。

１．結論ファーストで「入社したい理由」を書く

文の書き出しは、「結論ファースト」を意識して書きましょう。

企業や採用担当者がまず知りたいことは、なぜ入社したいのかです。そのため、最初にその答えを明示することが重要で、結論に続く形で「なぜなら…」と客観的に伝わる簡潔な理由を明記していきます。

その際、志望する企業の業種や職種、部署の特徴、事業の内容等をしっかり理解していることが前提となります。

２．志望動機に具体的な根拠を持たせる

志望動機には、共感できる根拠が必要です。

「なぜあなたがその動機を抱いたのか？」を、エピソードを交えて具体的に説明しましょう。
これまでの実績や前職でのスキルがベースになっていると説得力が増します。

自分のやりたいことと自分のスキルが一致し、それが企業が求める要素であることが大切です。

３．志望動機の見本

以下では志望動機の一例を紹介します。

志望動機

貴社を志望する理由は、前職で培った製造管理・マネジメントスキルを活かして、グローバル規模な業務に携わりたいと考えたからです。 同業のメーカー企業と比較してみても、貴社だからこそその希望が実現できると考えています。 私は前職で、国内の映像機器メーカーで約4年間、製造管理業務に従事しました。その中で、リーダーとして15名のチームを率い、組立工程の管理や品質チェックを担当してきました。 そこでリーダーとしての役割を果たしながら、メンバーとの円滑なコミュニケーションを重視しました。加えて、大学時代に留学経験から得た英語力にも自信があります。 これらのスキルや経験にて、今回の貴社募集目的にある「グローバル化の促進」に貢献できると考えております。

その他の項目の書き方

その他、上記のような記入欄に何を書いたらいいのか迷った場合は、以下をチェックしてみてください。

本人希望記入欄

本人希望記入欄には、基本的に見本のように「貴社の規定に従います」と記入するだけで問題ありません。
何故なら、選考前に「希望条件」から見られてしまうと、「条件　＞　仕事内容」で仕事選びをする方　と本意ではない評価を受けてしまう懸念がゼロではない為です。

もし条件や待遇に希望がある場合は、「譲れない条件」に絞って記載するようにしましょう。
あるいは、そうした希望はここでは記載せず、面接の場で相談するのも一つの手です。

また、転職支援サービスや、転職エージェントを介した応募の場合は、面接の前にエージェントに相談してアドバイスを受けておくのがベストです。
転職エージェントが面接とは別の形で交渉してくれるケースもありますし、交渉が難しいケースであれば事前に代替案を仕込んでおくことも出来るかもしれません。

通勤時間

自宅から会社までの全体の所要時間を書きましょう。
「◯時間◯分」という項目が印刷されている履歴書が多いので、仮に通勤時間が1時間に満たない場合は時間の部分は「0時間」と記入します。（記入漏れ　と誤解されない為にも）

扶養家族・配偶者

採用側の人事担当者にとっては、配偶者の有無、扶養家族の有無は重要な情報です。
特に「採用」となった場合に、重要性が増してくる項目です。

会社の福利厚生（家族手当や扶養手当など）の対象になるか？　家賃補助の該当額は？　等の試算で必要とします。
履歴書に記入する際は、自身の税務及び健康保険上の定義に則って、扶養家族を記します。

履歴書作成における心得

履歴書を作成する前に、基本のルールを確認しておきましょう。
自身のスキル、経歴、人柄といった、いわゆる「本質」の部分とは異なる点で評価を落としてしまうのは損です。
不備やミスなどが無いようしっかりチェックして準備してください。

履歴書はパソコンor手書き？

近頃は、履歴書をパソコンで作成するケースが増えています。
パソコンと手書きで採用に影響はあるのか、どちらが望ましいのかと疑問を持つ方も多いでしょう。

その答えは、「企業から指定がなければどちらでも構わない」です。

以前は手書きのほうが丁寧さがある　と支持されていましたが、最近ではそのような考えも減っています。
むしろ、PCスキルを判断するために、パソコンで作成した履歴書のクオリティを見ている企業もあります。

企業別に作成する際の手間や、修正の手間などを考えれば、パソコンで作成するのがおすすめです。

適切なフォントと文字サイズ（パソコンの場合）

パソコンで履歴書を作成する場合、フォントの種類と文字サイズには注意が必要です。
明確なルールが定められていない場合は、明朝体を使用するのがおすすめです。
履歴書全体は統一したフォントで記載されている方が見やすいため、配慮して作成してください。
「印刷した際に適切なサイズになること」が一つの目安です。

ボールペンを使用する（手書きの場合）

手書きで履歴書を作成する場合は、必ずボールペンを使用しましょう。
履歴書は正式なビジネス書類として扱われるため、書き直しが可能な鉛筆やシャープペンシル、こすって消せるタイプのボールペンなどは使用不可です。

修正液・修正テープ・修正ペンは使用しない（手書きの場合）

ビジネス書類としての信頼性を守るため、履歴書は修正液などを使わずに書きましょう。
もし書き損じた場合は、たとえ1文字のミスであっても最初から書き直すのがベストです。
書き損じに備えて、履歴書は多めに用意しておきましょう。

万一どうしても最初から書き直しをするのが難しい場合は、二重線と訂正印を用いて修正します。
しかし、読みにくく雑な印象を与えるため、得策ではありません。

空欄のまま提出しない

原則、履歴書の欄はすべて埋めるようにしましょう。
資格欄など、書く内容がない場合は、「特になし」と記入します。空欄のまま提出しないように注意しましょう。

履歴書作成時にチェックすべき注意点

履歴書作成時にチェックしておきたい注意点もあります。不備のない状態で提出して、安心して面接に進みましょう。

企業から指定されていることがないか

企業によっては、履歴書の体裁について細かい指定がある場合があります。
指定のフォーマットが用意されていたり、フォントが決められていたり、手書きかパソコンかが指定されていたりすることもあります。

指定を無視した状態で履歴書を提出してしまうと、応募資格に影響したり、悪い印象を与えたりするため、事前に必ず確認しましょう。

適切な言葉を使用しているか

履歴書を一通り書き終えたら、最後に丁寧に見返していきましょう。
特に誤字脱字のチェックは入念に行ってください。

その他にも、年号の西暦・和暦が統一できているか、履歴書と職務経歴書の経歴における在籍期間に差異はないか、企業を指すとき「御社」ではなく「貴社」と正しく書けているか、正式名称があるのに簡略化した表現になっていないかなどのポイントをチェックしましょう。

【注】御社と貴社の使い分けの例　　　：御社は口頭で利用。貴社は文書で利用。
　　　正式名称があるのに簡略化の例　：×コンビニ　〇コンビニエンスストア

適切な言葉で書かれた書類は、それだけで丁寧な仕事ぶりや誠実な人柄を示すものになります。

履歴書を提出する際のルールやマナー（持参・メール・郵送）

丁寧に履歴書を作成しても、完成した履歴書を先方に送る際にミスがあったら元も子もありません。
最後まで気を引き締めて提出の作業を行いましょう。

履歴書の提出は、持参、メール、郵送の主に3つのパターンがあります。
それぞれの場合に注意したいポイントやマナーをおさらいしておきます。

履歴書を持参して提出する場合

まずは、履歴書を持参して直接手渡しする場合です。（今時はほとんど無いケースと思いますが）

常識的な話にはなりますが、履歴書をそのまま持参せず、封筒に入れて持っていきましょう。
その際、折れたり汚れたりするのを防ぐため、クリアファイルに挟むのが適切です。

面接官に直接手渡す際は、封筒から出して渡すようにします。
もしも受付で提出するような場合は、封筒のまま渡しましょう。
封筒のまま渡す場合に備えて、封筒の表には赤いペンで「履歴書在中」と記します。
また、裏には黒ペンで住所と氏名を書くと丁寧です。

履歴書をメールで提出する場合

次に、履歴書をメールで提出する場合です。
パソコンで作成した履歴書をメールに添付する場合は、データ形式をPDF形式にしておきます。

また、メールチェックの際のトラブルを防ぐために、件名にはわかりやすく「履歴書ご送付」の文字や氏名を入れておきましょう。ビジネスメールの体裁に則って文面も丁寧に作成します。

尚、転職支援サービスや転職エージェントを使った転職の場合は、メールでのやり取りがほとんどです。

履歴書を郵送で提出する場合

履歴書を郵送で送る場合は、送付状を作成して同封する必要があります。
送付状はビジネス書類のやりとりの際の挨拶状にあたるもので、誰がいつ何を送ったかを示すものです。
マナーに従って作成すれば、採用担当者へのアピールになるかもしれません。

この際、履歴書や送付状は、そのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封筒に入れます。

その他の履歴書に関するQ&A

ここまで、履歴書を用意する際のポイントを順を追って説明してきました。以下では、履歴書に関するよくある質問に答えていきます。

履歴書の用紙サイズは何にすべき？（パソコンの場合）

企業によっては用紙サイズを指定しているケースもありますが、特に指定がないという場合はA4サイズにするのが一般的です。A4はビジネス書類にもよく使われる、企業にとって扱いやすいサイズです。

A4とした場合は、2枚に分かれて構いません。
逆に1枚で基本情報面と、資格や自己PR面としたい場合はA3に印刷しましょう。

履歴書は使いまわしていい？

基本情報や学歴・職歴の部分は、伝えるべきことはどの企業でも同じなので使いまわしても問題ありません。

しかし、自己PRや志望動機などは、企業に合わせて書き換えるのが当然です。
どの企業にも当てはまるような汎用性の高い自己PRや志望動機は、採用担当者の心を動かしにくいです。

記載していい資格はどこから？

持っている資格が履歴書に書けるものなのか迷う人も多いでしょう。どの範囲の資格まで記入すべきか判断に迷ったときは、志望する職種に関係しそうな資格を記載しましょう。

とはいえ、仮に「業務にあまり関係しない資格」を書いたとしても、マイナスになることはありません。
むしろ学びに対する意欲が高いということで高評価を得られることもあります。
欄に収まらないほど資格がたくさんあるという場合は、業務に関連しそうなものから順に、欄外にはみ出さないボリュームで抜粋します。

完治していれば、健康状態良好と記載していい？

病歴があっても、業務に支障が出ないところまで完治している場合は、特に記載する必要はありません。

ただし、定期的に通院するなどの予定がある場合は、記載しておくほうがいいでしょう。
通院で有給が必要になった場合に配慮してもらえるなど、事前に伝えてくと安心です。

また、仕事に影響のありそうな持病がある場合は隠すのはNGです。
書類選考で落とされたくない　といった気持ちがある場合、少なくとも面接の中では伝えるようにしましょう。

転職回数はすべて明記したほうがいい？

経歴は基本的にすべて記載しましょう。

短い職歴が多数ある場合は隠したくなるかもしれませんが、社会保険に加入していた場合、加入・脱退の記録は残っているので、結果的に入社時には把握されてしまいます。
下手な嘘をついてしまうと、最悪の場合は職歴詐称と捉えられる可能性もあるため要注意です。

職歴が多く、転職活動においてマイナスに響きそうな場合は、影響が少なくなるように工夫して記載しましょう。
そうした点で悩んだ時には、転職エージェントやキャリアコンサルタントなどの専門家の知見を借りるのがおすすめです。

まとめ

履歴書を正しく書くスキルは、就職活動・転職活動を成功させる上で不可欠です。

細かいポイントも意識し、ルールに沿って丁寧に書くことで、採用担当者に好印象を与えることができます。
自己PRや志望動機などは、採用担当者の判断に特に大きく影響するものなので、しっかり練り上げたうえで記入しましょう。（ジョブ・カードでも代用は可能です。）

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