円満退職するために退職交渉でやるべきこと！伝え方のコツや引き止めにあった際の対応策も解説 2024/10/11版
退職を決意したら、上司や会社に退職の意思を伝える必要があります。退職交渉がスムーズに進まないと、話がこじれたり、必要以上に時間がかかったりします。
また、さまざまな理由で引き止めに遭い、円満に退職できない可能性もあります。
本記事では、円満退職を成功させるための退職交渉の進め方やコツ、よくある引き止めへの対策などを解説します。退職を考えている方や、将来的に転職を視野に入れている方にも役立つ内容です。
飛ぶ鳥跡を濁さず、新しいキャリアをスタートさせるためにも、是非最後までご覧ください。
円満退職をするために退職交渉は重要
円満退職を実現するためには、退職の伝え方や姿勢などを含めた退職交渉が重要です。
基本的なスタンスとして、退職により現在の会社や同僚に迷惑をかける可能性があることを認識し、担当する仕事に最後まで取り組むべきでしょう。
退職交渉では、自分自身の退職の意思を明確にし、ポジティブな退職理由を伝えることが大切です。ネガティブな退職理由や不満をそのまま伝えると、話がこじれてしまったり、引き止めに遭ったりする可能性が高くなります。
その上で、会社や同僚への負担を最小限に抑えるよう、業務の引き継ぎもしっかり行いましょう。業務の引き継ぎがいい加減であると、同僚や会社からの印象を悪くし、不満を募らせる原因となります。
SNSでさまざまな情報が簡単に広まってしまう現代では、悪意ある書き込み等により退職時の印象や態度は転職後のキャリアにも大きく影響する可能性があります。（とはいえ、そんなことをされた場合には、別の問題もはらむ形になりますが）
もちろん、個々の状況によりすべてのケースで円満に退職する必要はないかもしれません。ただ、円満に退職するに越したことはないため、可能な限り誠意を持って、退職交渉を行うようにしましょう。
退職交渉の基本的な流れ
退職交渉は闇雲に行うのではなく、順序立てて手続きを進める必要があります。
間違った手順で退職交渉を行うと、手続きがスムーズに進まなかったり、トラブルのもとになったりします。そのため、まずは退職交渉の基本的な流れを理解しておきましょう。
①退職に関する就業規則を確認する
同僚や会社側とのトラブルを避けるために、転職を考え始めた段階で就業規則を確認しておくことが大切です。
基本的に就業規則には、退職の意思表明の期限や社内手続きの方法が記載されています。民法では「14日前までに退職の意思を表明する」と定められていますが、実際には1カ月前と定めている企業が多いため注意が必要です。
就業規則を確認せずに退職を申し出ると、引き継ぎに十分な時間が取れなかったり、希望の日に退職できなかったりする可能性があります。
また、労働者の権利保護の観点でも、就業規則の確認は重要です。退職時の有給休暇消化や最終給与の支払いは法律で保護されています。就業規則を確認することで、自分自身も安心して退職手続きを進められます。
自分と会社側の双方が納得感を持って退職の手続きを進めるためにも、退職交渉に入る前に就業規則をしっかりと確認しておきましょう。
②直属の上司に口頭で報告する
退職を決めた場合に、まず初めに報告するのは直属の上司です。
直属の上司への報告をせず、人事部や同僚などに退職の報告をすると、トラブルや話がこじれる可能性があるため注意してください。
部下である社員が、上司を飛び越えて人事部や他部署の上司に先に報告すると、直属の上司の管理能力が問われることになり、不必要な問題につながることもあります。また、口頭で退職報告する際は、「相談」ではなく「報告」の形を取り、決定事項であることを示すようにしましょう。
例えば、「退職を考えています」といった相談の形では、まだ決まっていないと思われてしまう可能性があります。さまざまな口実や条件を付けて引き止められたり、上司から人事部へ伝わらず退職交渉が進まなかったりする事態になりかねません。
口頭の報告では「〇月末をもって退職いたします」と明確に意思表明し、引き継ぎや手続きなど、退職に必要な事項のみを相談することがベストです。
直属の上司への退職報告は、基本的に口頭で行います。後にトラブルにつながらないよう、報告後にメールを送るなど履歴を残しておくことも大切です。
加えて、報告時には退職理由を聞かれる可能性があるため、前向きな退職理由を準備しておくとよいでしょう。
例えば、「今まで〇〇さんに教えてもらったことに心から感謝しています。ただ、学生のころから夢だった〇〇の仕事にどうしても携わりたく決意しました」などです。
③退職に向けた手続きを行う
直属の上司に報告したら退職届を提出し、以下のような退職に向けた手続きを行います。
- 退職日の調整
- 業務の引き継ぎ（計画→実行）
- 人事部による退職の事務手続き
基本的には退職日が確定し、退職が受理された後に行います。
上司から引き継ぎの指示や、退職に伴う事務手続きの案内も受けると思いますので、それに準じて対応を進めていきましょう。それぞれの手続きを行う際は、待ちの姿勢になるのではなく、自ら積極的に進捗状況を確認することが大切です。
退職届の提出後は、基本的に人事や上司が内部の処理を進めるものの、伝達ミスなどにより手続きが停滞する場合もあります。希望日に退職するためにも、手続きの進捗状況は自分からも確認するようにしましょう。
④業務の引き継ぎを行う
退職が決まったら、自身の担当業務を後任者に引き継ぐ作業を行います。部署や会社全体がこれまでと同じように機能するよう、引き継ぎはしっかりと行わなければなりません。
誰に引き継ぐのか、何を引き継ぐのか、いつまでに引き継ぐのかなど、上司とも確認を取りながら計画を立て、円滑に進めていきましょう。
引き継ぎは一般的に次のような流れで行います。
| 1.業務リストの作成 | 関連業務や小さな業務も含めて、自身が担当している業務をすべて洗い出す重要な業務と日常的な業務を区別し、優先度をつける |
| 2.引き継ぎ計画の準備 | 引き継ぎに必要な日数を考え、具体的なスケジュールを設定する柔軟に対応できるようにある程度余裕を持たせる |
| 3.引き継ぎ書の作成 | 業務手順や注意点、重要な連絡先などを明記する後任者が困った時に参考にできるよう、FAQ項目を作成する |
| 4.後任者への引き継ぎ実施 | 引き継ぎ書を渡すだけでなく、一緒に読み合わせる時間を設ける実務を行いながら説明し、不明点や疑問点があればその場で解決する可能ならば、説明だけではなく、実際に業務をやってもらう |
| 5.フォローアップ | 引き継ぎ後も、一定期間フォローアップを行う後任者からフィードバックを受け取り、必要に応じて引継ぎ資料を修正する |
| 6.最終確認 | 必要な情報がすべて伝わっているか、引き継ぎ資料が整っているかをチェックする |
あわせて、取引先との関係がある業務の場合は、取引先に担当者が変わることを伝えるようにしましょう。
⑤退職する
最終出社日までに、社内でお世話になった人への挨拶を行います。必要に応じて、社外の取引先や提携先、クライアントにも挨拶を行いましょう。直接会って挨拶できない場合は、退職の旨を伝えるメールを送ります。
また、貸与品の返却も最終出社日までに行います。返却する主な貸与品は次のような例があります。
- PC
- タブレット
- 携帯電話
- 名刺
- 社員証（セキュリティーカード）
退職まで有給休暇をもらう場合は、退職日と最終出社日が異なります。最終出社日が前倒しになるため、有給休暇の前に挨拶や貸与品の返却を終わらせておくとよいでしょう。
退職後には公的な手続きも必要です。
健康保険への加入（転職が決まっていれば転職先での社会保険、転職が決まっていなければ国民健康保険と国民年金）、雇用保険被保険者証や離職票の準備、年金手帳や源泉徴収票の受け取りなどを忘れずに行いましょう。
円満退職に向けた退職交渉のポイント
ここからは、円満退職に向けた退職交渉のポイントを解説します。どのポイントも円満退職につなげるために欠かせない項目のため、しっかりチェックしておきましょう。
転職先の入社日から逆算して退職日を決める
就業規則で定められた申し出期間や業務の引き継ぎ期間、残っている有給休暇などを考慮し、転職先の入社日から逆算して退職日や報告日を決定します。
一般的に業務の引き継ぎには1ヶ月程度かかります。引き継ぎが不十分だと残された同僚に負担をかけることになり、円満退職が難しくなるため、十分な引き継ぎ期間が取れるスケジュールを立てましょう。
また、転職先の面接で「いつごろから入社できますか？」と入社日を聞かれた場合は、現職の就業規則や引き継ぎ業務を考慮し、余裕を持った日程を伝えましょう。
内定をもらうために急すぎる入社日を伝えると、スケジュールに余裕がなくなり、円満退職に必要な手順を踏めなくなる可能性があるため気をつけましょう。
遅くとも1ヶ月前には退職の意思を伝える
退職手続きや引き継ぎ、関係者への挨拶をするための十分な時間を確保するために、どんなに遅くとも1ヶ月前には退職の意思を伝えるようにしましょう。法律で定められた期間（14日）よりも長い期間にはなりますが、多くの企業の就業規則では1ヶ月前を推奨しています。
ただ、引継ぎを受ける側の事情なども勘案し、出来るだけ早めに意思表示出来るのがベストです。
退職の意思を伝える際は、繁忙期や忙しい時間帯を避けましょう。落ち着いた場所で直属の上司と2人だけで話せるように、事前にアポイントメントを取ることが大切です。
引き継ぎの期間や内容を具体的に提示する
引き継ぎを行う際は、会社に残る同僚や上司の不安を払拭できるよう、期間や内容を具体的に提示しましょう。引き継ぎに不安があると「後任が育つまで待ってほしい」「せめてこの案件が終わってからにしてほしい」と引き止めに遭う可能性が高まります。
まずは自分が担当している業務を洗い出し、同僚や上司に伝えることを整理します。業務を日次・週次・年次のタスクに分類し、退職日から逆算して引き継ぎのスケジュールを立てます。
引き継ぎには概ね1ヶ月以上はかかるため、余裕を持って計画を立てるようにしましょう。
（月次の処理を最低1回以上、後任の方にも経験してもらうことを鑑み）
また、口頭で後任者に業務を教えるだけでなく、以下のような内容をまとめた引き継ぎ書があると便利です。
- 業務の概要と目的
- 業務の発生頻度
- 業務手順
- 業務に関係する部署や担当者への依頼方法
- 業務の完遂までにかかる時間
- ミスしやすい作業内容と対処法
引き継ぎ書を作成する際は、業務に関連する資料やデータを整理し、後任者がすぐにアクセスできるように共有フォルダなどにまとめるとよいでしょう。
後任が見つからない場合は人ではなく組織に引き継ぐ
担当している業務によっては、後任がすぐに見つからない場合もあります。その場合は、人ではなく組織に引き継ぐ意識で、一旦上司に引き継いでもらい、その後後任に任せるといった方法で対応します。
直接後任に引き継げない場合にも備えて、上記で解説したような誰でも業務内容が理解できる引き継ぎ書を作成することが大切です。
また、組織への引き継ぎを行うと、「後任者が決まるまで・引き継ぎが完了するまでは残ってほしい」といった理由の引き止めを防げます。
退職の遅れは、自身のキャリアや転職先にも悪影響を及ぼします。引き継ぎ書を用意し、組織に引き継ぐことで、希望に則した時期に退職しやすくなるでしょう。
退職交渉の注意点
退職交渉には落とし穴があり、やり方によっては人間関係のトラブルが発生したり、退職がスムーズに進まなくなったりすることもあります。
ここでは、退職交渉を行う際の注意点を解説します。円満退職をするために必要なことを覚えておきましょう。
転職先の企業名や退職後の予定を具体的に話さない
転職先の企業名や退職後の予定を話してしまうと、上司や同僚がネガティブな情報などを用意し、引き止めの口実にする可能性があります。
「その会社は経営状態が悪いらしい」「人間関係がシビアだと聞いた」といった情報を提示され、退職の意思を揺るがされるケースはよくあります。また、悪意を持った関係者がいた場合、万が一にも転職先に変な噂を流されてしまっては困ります。
転職先の企業名や具体的な予定を伝えることは、無用なトラブルを招く可能性があるため、「新しい挑戦をしたい」といった理由を述べるに留めるようにしましょう。
退職理由で会社への不満やグチを伝えない
会社への不満やグチを退職理由にすると、上司や同僚に対して否定的なメッセージを伝えることになり、退職を否定されたり、不満の解消によって引き止められたりする可能性が高まります。
円満退職とは真逆に向かう行為のため、たとえ不満やグチがあったとしても伝えないようにしましょう。
慰留条件に惑わされない
退職交渉の際は、会社側が今より好待遇にする条件を提示し、退職を思い留まらせようとすることがあります。魅力的な条件であることも多いですが、惑わされないようにしなければなりません。
提示される慰留条件には次のようなものがあります。
- 固定給やボーナスの引き上げ
- 福利厚生の改善
- 昇進
- 勤務時間の調整
- 新たなプロジェクトへの参加
退職を持ち出さなければ待遇が向上しないような企業では、一度条件が変わっても同じような不満を持つ可能性が高いでしょう。
また、一時的な待遇の改善により、自身が考えているキャリアの本質的な問題・課題が解決するとも限りません。
自身のキャリアのプラスになる慰留条件であるなら残るのも選択肢ですが、目先の利益しかない待遇改善であるなら慎重に判断する必要があります。
優柔不断な伝え方を避ける
退職交渉で優柔不断な伝え方をすると、交渉の余地があると判断され、強い引き止めに遭う可能性が高くなります。退職の意思がしっかり伝わらない場合は、上司や会社側に退職を真剣に受け止めてもらえず、手続きが進まない恐れもあります。
そのため、退職交渉では明確な退職の意思表示をすることが重要です。
また、成長や挑戦といったポジティブな退職理由を用意し、前向きかつ協力的に次の職場に送り出してもらうような雰囲気作りを意識することがポイントです。
退職交渉でよくある引き止め方と対処法
退職交渉で特に大きな弊害となるのが、さまざまな理由・条件を用意した引き止めです。
引き止めの内容によっては、退職の意思が揺らいでしまったり、不安を感じたりすることもあるでしょう。
ここからは、退職交渉でよくある引き止め方を紹介し、対処法もお伝えします。
条件改善を提案されるケース
会社側が優秀な人材を失いたくない場合は、待遇などの条件改善を提案されることがあります。特に退職理由として待遇面の不満を伝えた場合に、会社側は条件改善することで引き止めを図ろうとします。
条件改善の提案による引き止めには次のようなケースがあります。
| 基本給やボーナスを含めた年収の引き上げ | もし昇給を提案したら考え直してくれるか？特別手当を支給することを考えている |
| 昇進や役職の変更 | 役職を上げることを検討する希望する部署への異動を考えている |
| 労働条件の改善 | リモートワークの頻度を増やす可能な限り勤務時間を都合に合わせる |
条件改善を理由にした引き止めをされないようにするには、待遇面での不満を退職理由にしないことが一番です。会社への不満など、改善の余地があるネガティブな理由も、上司や同僚などに伝えないほうがよいでしょう。
また、条件改善を提示された場合は、すぐに返答せず、一旦持ち帰って考える時間を取ることをおすすめします。長期的な視点で自身のキャリアを考え、冷静に判断するようにしましょう。
目標の達成やステップアップのための転職をしたいのであれば、目先の条件改善に惑わされることなく、退職の意思を貫くことが大切です。
後任がいないと言われるケース
会社側が業務の引き継ぎを懸念している場合は、「後任が見つかるまで待ってほしい」「引き継ぎが終わるまで退職しないでほしい」といった理由で引き止めるケースがあります。
ご自身としては、退職する負い目を感じている立場ですから、「せめて迷惑にならないように」と気持ちが揺らいでしまいますが、後任がいないことを理由に退職を延長することは好ましくありません。
一度、交渉に応じてしまうと後任が見つからないことを理由にずるずると退職を先延ばしにされる可能性もあります。
労働基準法によると、労働者は自己の意思で退職する権利があり、雇用者はその意志を尊重しなければならないとあります。
また、民法第627条には、労働者が雇用契約を解除する場合、通常は2週間前に通知する必要があるとされています。つまり、2週間前に通知さえすれば、労働者はそれ以上残留する必要がないことが法的な権利として保護されています。
どのような都合があるにせよ、労働者には辞める権利があるため、我慢して留まる必要はありません。後任がいないことを理由に引き止められた場合でも、負担をかけてしまうことを謝りつつ、退職の意思をしっかり伝えるようにしましょう。
強引に引き止められるケース
会社側が人材流出を避けたい思惑がある場合は、さまざまな言い分を用意して、強引に引き止められるケースもあります。
例えば、「あなたがいないと仕事が回らない」などと感情に訴えかけたり、「辞めたら損害賠償を請求する」「違約金を払え」といった脅しを用いたりする場合です。
他にも、退職の報告そのものを聞き入れなかったり、正当な理由もなく「退職を認めない」と一方的に主張したりする場合もあります。
強引な引き止めは、法令上の「職業選択の自由」を侵害するため、従う必要はありません。
話が進まない場合は、さらに上の上司や人事部に直接訴えかけることも検討しましょう。メールや郵送で退職届を提出することも1つの方法です。退職への妨害が続くようであれば、労働基準監督署への相談も視野に入れましょう。
円満に退職できるに越したことはありませんが、強引に引き止められるケースではそうも言ってられないこともあります。割り切って前に進むことを優先しなければならないことも理解しておきましょう。
不安を煽られ引き止められるケース
「ここよりいい条件の会社はない」「あなたの実績・スキルでは通用しない」といった言葉で不安を煽って引き止めるケースもあります。
不安を煽る言葉を投げかけられると、「次の会社の仕事についていけるだろうか」「人間関係は大丈夫だろうか」「キャリアはどうなるんだろう」といった不安が出てくるかもしれません。
しかし、退職の報告をしている時点で、退職の意思は固まっているはずです。
心配してもらっていることへの感謝を伝えつつ、退職の理由をポジティブに伝え、前向きな決断であることを強調しましょう。
その一方で、感情的にならず、毅然とした態度で「私の決断は変わりません」と表明することで、会社側も引き下がりやすくなります。
会社側が使いやすい不安を煽る引き止めには、以下のようなケースがあります。不安を煽られているかどうか見極めるための参考にしてみてください。
| 能力や実力に対する不安を煽る言葉 | あなたの実力では他の会社では通用しないまだ1人前になっていないのに転職するのは早い新しい環境に適応できる自信はあるのか？ |
| 転職先のリスクを強調する言葉 | 転職先の会社は安定していないと聞いている新しい職場での人間関係がうまくいくとは限らない転職先での待遇が本当に今よりよいとは限らない |
| 未来の不確実性を煽る言葉 | 転職してもすぐにリストラされるかもしれない今の会社にいれば安定した将来が約束されているのに転職してもキャリアアップにつながらないかもしれない |
| 責任を煽る言葉 | 今辞められたらプロジェクトが大変なことになるあなたがいないとチームが回らなくなる今のタイミングで辞めるのは無責任だ |
まとめ
退職交渉を成功させるためには、就業規則をしっかり確認し、直属の上司への報告や引き継ぎの準備など、基本的な流れを押さえることが重要です。
人間関係のトラブルや引き止めを防ぐために、転職先の情報を具体的に話さない、会社への不満を伝えないなど、退職までの言動にも注意しなければなりません。
仕事は人生において多くの時間を占めるため、退職は誰にとっても重大な決断です。円満退職に向けた退職交渉には労力や精神力を要しますが、希望するキャリアを実現するために、慎重かつ丁寧に進めるようにしましょう。
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